Num mercado cada vez mais competitivo, existe a necessidade de se reinventar, principalmente dentro de um contexto em que o tempo parece estar cada vez menor para o que se tem que fazer.

Nessa busca crescente por maior produtividade, a primeira providência é ter cada vez mais controle do que se faz, organizando-se de tal forma que todas as atividades estejam descritas de modo a serem executadas conforme as prioridades estabelecidas.

O planejamento diário das atividades gera a previsibilidade necessária que leva a resultados positivos e um sentimento de realização importante! Afinal, queremos que nossa empresa seja previsível, escalável e lucrativa, não é mesmo?

Felizmente, existem ferramentas em nuvem (permitindo acesso de qualquer lugar e qualquer hora) para administrar e simplificar as tarefas do dia a dia.

Fazendo uso destes recursos e aprimorando o fluxo do seu trabalho, você vai fazer mais e gastar menos. #TimeIsMoney!

Pensando nisso, no artigo de hoje selecionamos as principais ferramentas que utilizamos no dia a dia aqui da agência Mkt Ideas que nos ajudam a administrar, produzir e gerenciar melhor nosso trabalho, para que você aproveite utilize na sua empresa também.

Com elas você vai conseguir:

Aproveitar melhor o tempo
Organizar as ideias
Lembrar do que é importante na hora certa
Priorizar com inteligência suas tarefas e projetos
Acessar documentos importantes de qualquer lugar e qualquer hora
Compartilhar arquivos com outras pessoas
Fazer reuniões remotas

Vamos lá?

PARA NÃO PERDER O ‘TIME’:

1. Google Agenda

Ferramenta para agendamento

O Google Agenda é uma agenda na nuvem, que permite a criação e organização de compromissos, separados por data e horário. É possível convidar colegas para estas tarefas fazendo com que apareçam na agenda de todos.

Ele é perfeito para marcarmos reuniões, atividades e outros eventos importante na agenda, mantendo controle do que será feito no dia e nos próximos. Nós integramos o Google Keep com ele, assim, na agenda também aparece os lembretes que marcamos na outra ferramenta.

Tem nos ajudado bastante na produtividade e na programação das atividades, reduzindo a possibilidade de perder algo importante, já que ele envia alertas.

É de graça 🙂

Tomato Timer

Ferramenta para gerenciamento do tempo

Uma das estratégias matadoras para ter mais foco e vencer a procrastinação é o uso de timeboxes: blocos de tempo em que você foca exclusivamente em uma tarefa, eliminando todas as outras distrações. Isso é sinônimo de foco!

O Tomato Timer é uma ferramenta baseada na Pomodoro, uma técnica de produtividade que ajuda a manter o foco e utilizar o tempo de forma mais eficiente. Essa técnica sugere que você intercale 25 minutos de foco total em suas atividades, seguidos por cinco minutos de descanso para olhar as redes sociais, ir ao banheiro ou tomar café. Após quatro blocos de trabalho, é recomendado fazer um intervalo maior, de 10 a 30 minutos.

Sempre há algo que nos distrai no dia a dia, seja ligações, emails, redes sociais, e seguindo as sugestões do Tomato Timer, nos ajuda manter o foco no trabalho. Para o texto desse artigo, por exemplo, levei cerca de 5 pomodoros (sem contar com revisão, edição e postagem).

PARA ORGANIZAR AS INFORMAÇÕES:

Google Keep

Ferramenta para anotações

O Google Keep funciona como um “acervo criativo”, como eu gosto de chamar, que tem a finalidade de ser utilizado para registros rápidos. É possível fazer anotações, armazenar fotos, vídeos e mensagens de voz, além de compartilhar informações entre as pessoas cadastradas.

É bastante útil, principalmente quando não dispomos de papel e precisamos fazer uma anotação qualquer. A gente usa muito para anotar ideias que surgem do nada para trabalhar nelas depois, claro.

Além disso, ajuda na produtividade, pois elimina aqueles papeizinhos incômodos (post-its), que se perdem, são esquecidos e tomam o tempo para serem organizados.

É de graça 🙂

Google Drive

Ferramenta de compartilhamento em nuvem

O Google Drive é uma ferramenta de armazenamento de arquivos em nuvem.

Nós o usamos muito para centralizá-los em um só lugar, poder compartilhá-los com clientes, equipes e parceiros e até mesmo para fazer backups.

É de graça 🙂

CamScanner

Ferramenta para digitalização

O CamScanner é um aplicativo para smartphone que digitaliza documentos.

Basta tirar uma foto com a câmera do celular que o aplicativo ajusta a página e aplica efeitos de correção na imagem para que o texto fique mais legível. A ferramenta permite ajustar a posição do papel e enviar ao seu email, como imagem ou PDF.

Quando não estamos no escritório, enviamos documento a partir desse aplicativo e é uma ótima solução para quem não tem scanner.

É de graça 🙂

PARA SE COMUNICAR MELHOR:

Skype

Ferramenta para chamada em vídeo, voz, mensagens e compartilhamentos

O Skype é um software que permite comunicação pela internet, através de conexões de voz e vídeo, ou seja, fazer ligações e vídeoconferências, além de trocar mensagens, podendo ser com apenas uma pessoa ou em grupo.

Usamos muito o Skype para realizar as reuniões com clientes, compartilhar tela, mostrar apresentações e enviar arquivos.

Assim, ele tem sido imprescindível para o relacionamento com os clientes, colaboradores e parceiros e também ajuda nossa agência a economizar tempo com deslocamento físico e reduzir custos com as operadoras de telefonias tradicionais pois as chamadas são gratuitas. O único problema é que as ligações se limitam entre os usuários que possuam a plataforma, mas felizmente grande parte de nossos contatos possuem.

É de graça 🙂 mas você pode usar a versão paga e comprar um número fixo para atender através dele, em qualquer dispositivo (celular, tablet, notebook, desktop).

Appear.In

Ferramenta para chamada em vídeo e mensagens

O Appear.in é uma ferramenta de chamada em vídeo que usamos como opção quando a pessoa não possui conta no Skype.

Ele não exige login e nenhum cadastro.

É preciso apenas gerar uma URL para sua empresa e, em seguida, compartilhar com quem deseja ligar. Pronto. Basta ambos acessarem a URL e começar a videoconferência.

É de graça 🙂 e também possui planos pagos.

PARA GERENCIAR EQUIPES E PROJETOS:

Trello

Ferramenta de gerenciamento de projetos

Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que funciona com boards e cards. Cada tarefa ou recurso é um card (listas) e você pode organizá-los em boards (quadros).

Aqui na Mkt Ideas nós usamos o Trello na gestão de nossos projetos, tarefas e fluxo de trabalho e separamos os boards por status dos projetos (backlog, em andamento, feito, etc).

O bacana é que possui várias funções como upload de arquivos, checklist, chat. Além de podermos integrá-los com o Google Drive e diversos outros aplicativos, facilitando a acessibilidade e a utilização dele. Ele se parece com uma rede social, focada em gerenciamento.

É de graça 🙂 e também possui planos pagos.

Google Docs

Ferramenta de compartilhamento e colaboração

O Google Docs é uma ferramenta do Google que permite que você crie arquivos em texto, planilhas, apresentações e tudo aquilo que normalmente você criava no Office. A diferença é que tudo fica sempre online, disponível para quem você compartilhar, e todas as pessoas que você autorizar podem editar o documento simultaneamente.

Para criar, fazer atividades em conjunto ou editar um documento, sempre usamos o Google Docs. Diversas vezes trabalhamos na produção de um projeto com duas ou mais pessoas ao mesmo tempo, principalmente entre as equipes de redação. A ferramenta também suporta comentários, chat, edição e permissões. Isso faz com que eu esteja interligado com minha equipe de trabalho de uma forma muito ágil.

CONCLUSÃO

As ferramentas que você usa para colaborar com sua equipe são tão importantes quanto a atitude que você tem. Facilite a colaboração, a centralização de dados e o dimensionamento de sua empresa.

O nosso objetivo é mostrar que a organização é possível sem altos custos e com uma economia de tempo e melhora na produtividade, mas exige uma alta dose de disciplina, para que novos hábitos sejam criados e mantidos.

O que desejamos com esse artigo é demonstrar que a tecnologia deve ser nossa aliada na busca de melhores resultados e consequentemente, melhor qualidade de vida, com as atividades organizadas e cumpridas com sucesso e satisfação final em cada dia de trabalho.

Que tal, então, começar a testar algumas das ferramentas que indicamos para entender como o seu tempo pode render mais e se tornar um ativo ainda mais valioso para a sua empresa?

E já que estamos falando em ferramentas, aproveito para disponibilizar nossa ferramenta gratuita do Raio-X do Marketing para que você possa avaliar os pontos positivos e negativos do marketing da sua empresa: