Tudo o que possa otimizar nosso dia a dia no trabalho deve ser levado em conta, né? Nós sabemos exatamente o quanto isso é importante.

Nessa busca crescente, a primeira providência é ter mais controle da gestão nos diferentes setores da empresa, organizando-se de tal forma que todas as atividades estejam em perfeita sincronia e funcionamento. Parece um sonho, né?

Mas é possível!

Felizmente, hoje em dia existem diversos sistemas em nuvem (permitindo acesso de qualquer lugar e qualquer hora) para administrar e simplificar os processos empresariais a fim de garantir resultados positivos e o sentimento de realização no final do dia!

Afinal, queremos que nossa empresa seja previsível, escalável e lucrativa, não é mesmo? Fazendo uso destes recursos e aprimorando o fluxo do seu trabalho, você vai fazer mais e gastar menos. #TimeIsMoney!

Aqui na Mkt Ideas, sempre fizemos o uso dessas ferramentas pois nossa agência sempre foi 100% digital. Parte do time trabalha de forma remota desde sempre. Então pensando nisso, soltamos uma lista com as principais ferramentas e aplicativos úteis que utilizamos e que nos ajudam a administrar, produzir e gerenciar melhor nosso trabalho, para que você aproveite utilize na sua empresa também.

E o melhor, todos com versão grátis.

Vamos lá? Então tome nota e #TakeIdeas:

GERENCIAR EQUIPES E PROJETOS

→ Asana

Ferramenta de gestão de projetos

O Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos bem completa e cheia de funcionalidades.

Aqui na Mkt Ideas nós usamos o Asana na gestão de nossos projetos, tarefas e fluxo de trabalho com as equipes internas. Quem trabalha nesse meio sabe que o projeto envolve muitos processos, né? Já chegamos a utilizar o Trello, mas conforme a demanda e a equipe foi aumentando, o Trello não foi mais suficiente para a gente.

O legal do Asana é a profundidade das funcionalidades das tarefas com projetos complexos e equipe grande. Além de podermos integrá-lo com o Google Drive e diversos outros aplicativos, facilitando a acessibilidade e a utilização dele.

Outro ponto interessante é que o sistema possui várias funções como upload de arquivos, checklist, mensagens, calendário. Ele se parece com uma rede social, mas focada no gerenciamento.

É de graça :) e também possui planos pagos.

→ Trello

Ferramenta de gestão de projetos

O Trello é também uma ferramenta de gerenciamento de projetos, porém mais simples. Baseando-se na metodologia Kanban, cada tarefa ou recurso é um card (listas) e você pode organizá-los em boards (quadros).

Ele não atende nossas demandas internas (que são extensas), porém atende muito bem o acompanhamento das nossas entregas e comunicação com os clientes. Por necessitar acompanhar apenas a entrega do projeto, o processo é bem mais sucinto, então o cliente consegue acompanhar os cards que separamos por To Do (à fazer), Doing (fazendo), Pending (pendente, em aprovação), e, Done (feito).

Por ter uma interface bem simples e intuitiva, é só bater o olho e já dá para se ter uma visão clara dos fluxos de trabalho. Além de documentarmos os processos em checklists, definir prazos e deixar comentários.

É de graça :) e também possui planos pagos.

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→ Google Docs

Ferramenta de gestão de documentos

O Google Docs é uma ferramenta do Google que permite que você crie documentos em texto, planilhas, apresentações, pesquisas. Tudo aquilo que normalmente você criava no Office. A diferença é que tudo fica sempre online, disponível para quem você compartilhar, e todas as pessoas que você autorizar podem editar ou comentar no documento simultaneamente.

Para criar, fazer atividades em conjunto ou editar um documento, sempre usamos o Google Docs. Tanto com os clientes, como com nossa equipe interna.

Diversas vezes trabalhamos na produção de um projeto com duas ou mais pessoas ao mesmo tempo, principalmente entre as equipes de redação. A ferramenta também suporta comentários, chat, edição e permissões.

É de graça :) e também possui planos pagos.

SE COMUNICAR MELHOR

→ Skype

Ferramenta para chamada em vídeo, voz, mensagens e compartilhamentos

O Skype é um software que permite troca de mensagens através de conexões de voz e vídeo, ou seja, fazer ligações e vídeoconferências, além de trocar mensagens, podendo ser com apenas uma pessoa ou em grupo.

Usamos muito o Skype para se comunicar com clientes e com a equipe. Por lá é possível organizar as mensagens com mais facilidade, pois mantemos contato focado nos projetos, apenas com as pessoas que fazem parte (clientes e equipe). Diferente do WhatsApp, que é aberto ao público externo no geral e etc.

É possível criar grupos e já utilizamos muito no começo para realizar videoconferências, porém sentimos que o sistema trava muito, então migramos para outros aplicativos (apenas para essa função, que mostraremos no próximo tópico).

É de graça :) mas você pode usar a versão paga e comprar um número fixo/voip para atender através dele, em qualquer dispositivo.

→ Whereby e Google Meet

Ferramenta para chamada em vídeo e mensagens

Ambos são aplicativos de chamada em vídeo que usamos para marcar reuniões/videoconferências. É possível compartilhar tela, mostrar apresentações e enviar arquivos. Eles nos ajudam a economizar tempo com deslocamento físico e reduzir custos com as operadoras de telefonias tradicionais pois as chamadas são gratuitas (usando apenas a rede de internet).

O bacana no Whereby é que não exige que o usuário tenha uma conta para acessar a sala com você, e, você pode criar uma url personalizada para sua empresa (como a nossa: whereby.com/agenciamktideas). É preciso apenas gerar uma URL para sua empresa e, em seguida, compartilhar com quem deseja ligar. Pronto. Basta ambos acessarem a URL e começar a videoconferência.

O Google Meet temos usado como uma segunda opção e também é bem interessante, porém exige que a pessoa tenha conta no Google (mas, quem não tem né?). O interessante deste último é que ele já é integrado com o Google Agenda (que falaremos no próximo tópico).

São de graça :) e também possuem planos pagos.

NÃO PERDER O ‘TIMING’

→ Google Agenda

Ferramenta para gestão de agendamentos

O Google Agenda é uma agenda na nuvem, que permite a criação e organização de compromissos, separados por data e horário. É possível convidar colegas para estas tarefas fazendo com que apareçam na agenda de todos.

Ele é perfeito para marcarmos reuniões, atividades e outros eventos importante na agenda, mantendo controle do que será feito no dia e nos próximos. Nós integramos o Asana com ele, assim, na agenda também aparece as tarefas que marcamos na outra ferramenta.

Tem nos ajudado bastante na produtividade e na programação das atividades, reduzindo a possibilidade de perder algo importante, já que ele envia alertas.

É de graça :)

→ Tomato Timer

Ferramenta para gestão de tempo

Uma das estratégias matadoras para ter mais foco e vencer a procrastinação é o uso de timeboxes: blocos de tempo em que você foca exclusivamente em uma tarefa, eliminando todas as outras distrações. Isso é sinônimo de foco!

O Tomato Timer é uma ferramenta baseada na Pomodoro, uma técnica de produtividade que ajuda a manter o foco e utilizar o tempo de forma mais eficiente. Essa técnica sugere que você intercale 25 minutos de foco total em suas atividades, seguidos por cinco minutos de descanso para olhar as redes sociais, ir ao banheiro ou tomar café. Após quatro blocos de trabalho, é recomendado fazer um intervalo maior, de 10 a 30 minutos.

Sempre há algo que nos distrai no dia a dia, seja ligações, emails, redes sociais, e seguindo as sugestões do Tomato Timer, nos ajuda manter o foco no trabalho. Para o texto desse artigo, por exemplo, levei cerca de 8 pomodoros (sem contar com revisão, edição e postagem).

É de graça :)

→ Clockify

Ferramenta para gestão de tempo

Clockify é um aplicativo de controle de tempo e quadro de horários que permite rastrear as horas de trabalho nos projetos.

Integramos ele com o Asana e acompanhamos o tempo que nossa equipe leva para cada projeto. Dessa forma, temos um relatório que mostra se estamos levando muito ou pouco tempo em um job, baseado no tempo pré-estabelecido do projeto (que foi definido a precificação dele). Ele inclusive te mostra as “despesas” que teve com horas extras em um projeto.

É uma ferramenta bem completa com relatório, cronômetro, planilha de horário, calendário e relógio. Ele também consegue rastrear os aplicativos e sites que você mais usa, então se perceber que está perdendo tempo com páginas desnecessárias, é hora de se policiar!

É de graça :)

ORGANIZAR AS INFORMAÇÕES

→ Google Keep

Ferramenta para anotações

O Google Keep funciona como um “acervo criativo”, como eu gosto de chamar, que tem a finalidade de ser utilizado para registros rápidos. É possível fazer anotações, armazenar fotos, vídeos e mensagens de voz, além de compartilhar informações entre as pessoas cadastradas.

É bastante útil, principalmente quando não dispomos de papel e precisamos fazer uma anotação qualquer. A gente usa muito para anotar ideias que surgem do nada para trabalhar nelas depois, claro.

Além disso, ajuda na produtividade, pois elimina aqueles papeizinhos incômodos (post-its), que se perdem, são esquecidos e tomam o tempo para serem organizados.

É de graça :)

→ Google Drive

Ferramenta de gestão armazenamento

O Google Drive é uma ferramenta de armazenamento de arquivos em nuvem.

Nós o usamos muito para armazenar e centralizar as informações e os projetos (Google Docs, que citamos mais acima) em um só lugar, poder compartilhá-los com clientes, equipes e parceiros e até mesmo para fazer backups.

É de graça :) e também possuem planos pagos.

→ CamScanner

Ferramenta para digitalização 

O CamScanner é um aplicativo para smartphone que digitaliza documentos.

Basta tirar uma foto com a câmera do celular que o aplicativo ajusta a página e aplica efeitos de correção na imagem para que o texto fique mais legível. A ferramenta permite ajustar a posição do papel e enviar ao seu email, como imagem ou PDF.

Quando não estamos no escritório, e precisamos repentinamente enviar algum documento digitalizado, usamos esse aplicativo. Ele, inclusive, é uma ótima solução para quem não tem scanner.

É de graça :)

GERENCIAR CONTRATOS E FINANCEIRO

→ ClickSign

Ferramenta para gestão de contratos

ClickSign é um aplicativo de assinatura digital de contratos.

Ele é excelente para reduzir custos com cartório e deslocamento, e nos possibilita a de assinatura remota de contratos e documentos com validade jurídica e possibilidade de uso de certificado digital para as assinaturas.

Já perdemos muito tempo no passado imprimindo, escaneando contrato e aguardando a assinatura do cliente, pois ele também tinha que fazer o mesmo processo de imprimir, escanear em duas vias e nos enviar. Conhecer essa plataforma, nos ajudou a agilizar a venda e profissionalizar bastante nossos processos.

É de graça :) até cinco documentos por mês e também possuem planos pagos.

→ Asaas

Ferramenta para gestão financeira

O Asaas é um sistema online de gestão financeira que usamos há bastante tempo.

Utilizamos ele emitindo os boletos e NF aos clientes. O interessante pra gente é que ele permite o controle e a automatização das cobranças, enviando notificações e alertas por SMS e email, facilitando muito a nossa gestão e diminuindo a inadimplência. Ele também é integrado com o Serasa, sendo possível ativar a negativação dos clientes inadimplentes.

Também é possível fazer integração com outras ferramentas, como de gestão de projetos (Asana) e de marketing (RD Station).

É de graça :) e também possuem planos pagos.

CONCLUSÃO

O nosso objetivo é mostrar que a organização e automação é possível sem altos custos e com uma economia de tempo e melhora na produtividade, mas exige uma alta dose de disciplina, para que novos hábitos sejam criados e mantidos.

O que desejamos com esse artigo é demonstrar que a tecnologia deve ser nossa aliada na busca de melhores resultados e consequentemente, melhor qualidade de vida, com os processos organizados e as tarefas cumpridas com sucesso e satisfação final em cada dia de trabalho.

Que tal, então, começar a testar algumas das ferramentas que indicamos para entender como o seu tempo pode render mais e se tornar um ativo ainda mais valioso para a sua empresa?

[bônus] GERENCIAR O MARKETING

→ Raio-X do Mkt

Ferramenta para avaliação da gestão do marketing

E já que estamos falando em tecnologia, aproveito para disponibilizar o Raio-X do Marketing: uma ferramenta que faz um diagnóstico gratuito de ponta a ponta do marketing da sua empresa e te entrega um relatório com recomendações práticas para melhorar seus resultados.

Através dessa ferramenta, você descobre a nota do marketing da sua empresa, em uma escala de 1 a 10, e potenciais oportunidades e ganhos não explorados pela sua empresa.

É de graça :)

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#TakeaNote #TakeIdeias